2　秘密を要する文書は、細心の注意を払って秘密の保持に留意しなければならない。

3　文書の公開等は、塩谷広域行政組合情報公開条例(平成18年塩谷広域行政組合条例第1号)及び塩谷広域行政組合個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年塩谷広域行政組合条例第2号)の定めるところによる。

2　総務課長は、各所属の文書事務の処理状況について、随時調査し、必要な措置をとるものとする。

2　文書取扱主任は、各所属長が指名する。

3　文書取扱主任は、その所属の文書事務の取りまとめについて責めに任じ、文書の発生から廃棄までの処理経過を明らかにしておかなければならない。

2　文書整理番号(以下「番号」という。)は、特に指定されたものでない限り会計年度の追次番号とし、文書件名簿により整理するものとする。ただし、同一事案に属する往復文書については、完結するまで同一番号を用いる。

3　前項の規定にかかわらず、軽易な文書については、番号を省略し、号外とすることができる。

4　条例、規則、告示、公示、訓令、達及び指令の文書は、文書処理の年に従ってそれぞれ順位番号をつけ、令達番号簿に登載しなければならない。

2　各所属において直接受領した文書等又は職員が出張先等において受領した文書等は、速やかに総務課に回付しなければならない。

3　勤務時間外に到着した文書等は、緊急の処理を必要とするものを除き、すべて総務課に引き継がなければならない。

4　料金の未納又は不足の文書等は、その料金を支払い、受領することができる。

2　文書に通貨、金券又は物品が添付されているときは、特殊郵便物等処理簿に名あて人、発信人等必要事項を記載し、名あて人に配布し、受領印を徴するものとする。

3　数所属に関係のある文書又は物品は、最も関係の深いと認められる所属に配布しなければならない。

4　各所属の文書取扱主任は、他所属に配布すべきと認められる文書、通貨、金券又は物品の配布を受けたときは、速やかにこれを総務課に返付しなければならない。

5　私文書は、名あて人に配布する。

2　訴願書、異議申立書その他到着日時が権利の得喪又は変更に関係する文書は、収受日付印に到達時刻を明記しなければならない。

3　第1項の番号は、会計年度による追次番号とし、照会その他発送した文書に関して収受した文書には、当該発送した文書番号を用いるものとする。

2　重要又は異例の文書については、その処理に先立って管理者に供覧し、その指示又は承認を受けるものとする。

3　配布された文書中他所属に関係あるものは、処理に先立って関係所属に合議するものとする。

2　起案は、塩谷広域行政組合公文例規程(昭和54年塩谷広域行政組合規程第5号)によるものとし、文章は平明簡易、字画は明瞭にしなければならない。

2　課長等は、案を審査し、必要と認めるときは訂正又は再起案を命じ、又は自ら訂正したうえ、専決事項に属するものは決裁し、その他のものは事務局長を経て管理者に提出する。

3　管理者は、必要と認めるものは主管課に対して、案の訂正又は再起案を命じ、その他のものは決裁する。

4　回議書を訂正する場合においては、訂正者は訂正箇所に押印しなければならない。

5　回議書で特に重要なもの、機密を要するもの及び説明を要するものは、主管課長等又は起案者が持ち回り、回議しなければならない。

2　前項の合議を受けた課等は、特別の事情のあるものを除くほか、直ちに同意、不同意を決定しなければならない。

3　合議を受けた課等において異議があるときは、主管課と協議し、なお、協議が整わないときは事務局長の指示を受けなければならない。

2　決裁の終わった回議書(以下「原議」という。)で前項の表示のあるものは、その施行に先立ってこれを関係課等に回示しなければならない。

3　他課等に合議した回議が廃案又は変更されたときは、その旨を関係課等に通知しなければならない。

2　印刷を必要とするものは、主管課で印刷する。

3　浄書は、かい書体を用いる。

4　浄書が終わったときは、浄書者が原議の「浄書」の欄に押印しなければならない。

5　浄書は、原則として決裁の終わった日に行わなければならない。

6　文書の日付は、特に指定されたものを除き、決裁の日によらなければならない。ただし、施行を要する文書にあっては施行の日による。

7　浄書した文書は、厳密に校訂し、校訂者は原議の「校訂」の欄に押印しなければならない。

2　浄書済の発送文書には公印を押印しなければならない。ただし、庁内に発する文書(通達その他重要な文書を除く。)又は軽易な文書については、これを省略することができる。

2　電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。

2　総務課長は、前項の規定より文書の回付を受けたときは、別に定めた日時に発送するものとする。ただし、特に発送の日時が指定されているものは、指定の日時に発送しなければならない。

3　郵送は、料金後納郵便を利用することができる。

2　前項の通知を受けた主務者は、その理由、処理予定期日等を文書取扱主任に速やかに報告しなければならない。

2　秘密文書は、別冊として編集するものとする。

2　各所属において、引き続き保管を必要とする文書は、総務課長の承認を得て保管することができる。

3　文書の引継ぎは、総務課長が指定する日までに行わなければならない。

2　総務課長は、ファイル体系表を作成し、常に保存文書の所在を明確にしておかなければならない。

2　文書の保存年限は、保存年限が1年未満の完結文書を除き、当該完結文書の完結年度の翌年度の4月1日から起算する。

3　第1項の規定にかかわらず、随時又は定期的に更新する文書については、保存年限を定めず保管することができる。

2　書庫の出入りについては、総務課長の指示に従わなければならない。

3　書庫の中では喫煙をし、又はその他一切の火気を使用する行為をしてはならない。

2　文書の貸出期間は、3日以内とする。ただし、総務課長の承認を得て延長することができる。

3　総務課長は、貸出期間内においても必要があると認めるときは、貸出した文書の返還を求めることができる。

4　貸出文書は、いかなる理由によっても抜取り、取換え、差入れ又は他人に貸与してはならない。

2　保存期間の満了した文書であっても所属長から要求があったときその他必要と認められるときは、更に期間を定め保存期間を延長することができる。

2　電話等による申出で文書を徴しなければならないものについては、申出人に必要な指示を与え、所定の手続によらなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　塩谷広域行政組合消防本部(署)文書取扱規程(昭和62年塩谷広域行政組合規程第1号)は、廃止する。ただし、この訓令の施行の際、現に存する文書等については、この訓令を適用する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行し、改正後の塩谷広域行政組合文書取扱規程は、平成21年4月1日から適用する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、令和元年10月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和5年8月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正後の塩谷広域行政組合文書取扱規程(以下「新規程」という。)別記様式第4号及び別記様式第4号の2の規定は、この訓令の施行の日以後に起案を行う文書から適用し、同日前に起案を行った文書については、なお従前の例による。

3　改正後の新規程別記様式第5号の規定は、この訓令の施行の日以後に完結する文書の製本から適用し、同日前に完結した文書の製本については、当分の間、必要な調整をして使用することができる。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和6年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正前の塩谷広域行政組合文書取扱規程(以下「旧規程」という。)別表の規定により保存年限が定められた文書は、改正後の塩谷広域行政組合文書取扱規程別表の規定により保存年限が定められた文書とみなす。

3　この訓令の施行の際、現に旧規程の規定により作成された文書等は、所要の修正を加え、なお使用することができる。